Lær stressreaktioner at kende og grib ind
Lær stressreaktioner at kende, så du kan reagere, hvis en medarbejder viser tegn på stress. Mange, der er ramt af stress, opdager det ikke og reagerer ikke selv.
Tag en samtale, hvis en medarbejders stresssymptomer har været til stede i en periode, og hvis der er tegn på, at det forsætter og medarbejderen ikke selv tager affære. Formålet med samtalen er at klarlægge, om der er et problem, hvad problemet er, og om problemet er arbejdsrelateret eller af privat karakter.
Giv dig tid til at lytte og gør klart, hvad der bekymrer dig på en direkte men nænsom måde. Har du ret i dine antagelser, skal medarbejderen søge egen læge.
Hav løbende dialog
Hold regelmæssige, korte samtaler med medarbejderne, hvor du kan give feedback og hjælpe den enkelte med at prioritere sit arbejde og drøfte arbejdsmængden. Det er vigtigt, at der er en god tillid mellem jer, så I kan have en åben og ærlig dialog.
Tag henvendelser om stress alvorligt
Tag altid henvendelser om stress alvorligt. Sæt tid af til at tale sammen uforstyrret. Du kan ikke diagnosticere dine medarbejdere, men du kan opfordre vedkommende til at søge læge eller psykolog, hvis du ser et behov for det.
Tag en samtale med den stressramte
- Lyt til medarbejderen og spørg ind til symptomer og hvad der stresser medarbejderen, fx
- Opgavernes karakter
- Arbejdsgange, arbejdssteder og/eller arbejdstider
- Kollegiale og/eller ledelsesrelaterede problemer
Find ud af, om stressbelastningen har været til stede i en kortere eller længerevarende periode fx ved at spørge ind til symptomer fx hvordan medarbejderen sover om natten, da det kan være en god indikator.
Fokuser på det arbejdsmæssige, hvor du kan gøre noget for at skabe balance mellem krav og ressourcer. Husk at:
- Rammerne er, at I er på en arbejdsplads
- I har en leder-/medarbejderrelation
Vær opmærksom på, at den stressramte, ofte har svært ved at finde ud af, hvad der er årsag, og hvad der er virkning. Er problemet privat, kan du udvise støtte ved at tilbyde medarbejderen mulighed for en snak.
Hvordan og hvor meget du skal blande dig, er svært. Der er ikke en facitliste, men en vigtig tommelfingerregel er, at du som leder skal have fokus på det arbejdsmæssige.
Fokusér på årsager og løsninger
Du og din medarbejder bør tale om, hvad I mener er årsagen til oplevelsen af stress, og hvad der kan føre til en løsning. I kan fx afstemme krav og forventninger til den stressramte, sørge for at han/hun får feedback og støtte til at klare opgaverne og tilpasse arbejdsmængden/-opgaverne.
Hjælp den stressramte tilbage på arbejdet
En sygemeldt medarbejder kan vende tilbage i egen jobfunktion eller anden jobfunktion under den delvise raskmelding. Før I tager en beslutning, er det vigtigt så vidt muligt at klarlægge, om stressen er knyttet til jobfunktionen og/eller andre forhold som fx opgavernes karakter, arbejdsgange, arbejdssteder og arbejdstider eller kollegiale og ledelsesrelaterede problemer.
Tidlig aktiv virksomhedsindsats
Du kan med fordel lave en tidlig aktiv indsats over for den sygemeldte. Det vil sige, at du etablerer og gradvist udbygger kontakten mellem den sygemeldte og arbejdspladsen, og senere samarbejder med den sygemeldte om en gradvis tilbagevenden til arbejdet.
Undersøgelser viser, at den sygemeldte inden for de første 2-4 uger udvikler et positivt eller negativt syn på, om han/hun overvinder sin stress og vender tilbage til arbejdet. Oplever den sygemeldte, at noget fornuftigt er sat i gang, aftager sygdomssymptomerne. Det er også i denne periode, de fleste har et positivt ønske om og overskud til at indgå i et aktivt samarbejde.
Når medarbejderen vender tilbage, har nærmeste leder et stort ansvar for at skabe klare rammer omkring arbejdet. Du kan hjælpe med at prioritere opgaver, skabe klarhed om forventninger og huske at give feedback. Det er desuden vigtigt at følge op på en tilbagevendt medarbejder. Et sådan forløb kan sagtens kan vare 3-4 måneder eller mere.
Øvrige ansatte bør også kende aftaler omkring konkrete arbejdsmæssige forhold for den pågældende medarbejder.
Forebyg stress i butikken
Lær stresssymptomer at kende og grib ind
Hvis du lærer stresssymptomer at kende, kan du gribe ind tidligere. Stressramte opdager ofte ikke selv symptomerne. Det er en god idé at bede om en samtale, hvis medarbejderens symptomer har været til stede i en periode fx ændret adfærd, hvis der er tegn på, at det fortsætter, og hvis medarbejderen ikke selv aktivt gør noget for at ændre på det, eller selv henvender sig.
Samtalen kan klarlægge, om der er et problem, og om det er arbejdsrelateret eller af privat karakter. Sørg for, at I kan tale uforstyrret og giv dig god tid til at lytte. Udtryk hvad der bekymrer dig. Vær direkte men nænsom. Har du ret i dine antagelser, bør du opfordre medarbejderen til at søge egen læge.
Signaler på stress
Stress viser sig forskelligt, og mange stresssignaler er svære at få øje på for andre end den stressramte. Som leder bør du være opmærksom på adfærdsmæssige ændringer i dagligdagen. Synlige advarselstegn kan være:
- Øget fravær og klatfravær
- Manglende overholdelse af deadlines
- Ringere udførte arbejdsopgaver og resultater
- Flere fejl
- Humørsvingninger, vredesudbrud og let til tårer
- Isolation
Hertil kommer de symptomer, du ikke umiddelbart kan se. Kan du nikke genkendende til et udvalg af symptomerne, og er symptomerne hyppige eller har stået på mere end en måned, bør du tage dem alvorligt.
En støttende arbejdspladskultur
Det er vigtigt at skabe en kultur, hvor I støtter hinanden og har et trygt og tillidsfyldt miljø, hvor I kan tale åbent, ærligt og konstruktivt om problemerne. Ros og påskønnelse har også betydning, men det handler også om, at man har respekt for hinanden og som udgangspunkt kunne sige ”Jeg er OK – du er OK”.
Social støtte kommer fra ledere og kolleger; den kan være psykologisk – ”vi skal nok klare det sammen” – og praktisk i form af konkret hjælp til en arbejdsopgave. Generelt handler det om at tilpasse sin støtte og ledelse til den enkelte.
Ledelsesformen har betydning for, hvordan der gives feedback og sparring, samt om man sørger for at afstemme krav og forventninger med den enkelte.
Lav en fællesaftale
Vi reagerer forskelligt på stress. Derfor skal I kunne tale åbent om, hvis I oplever symptomer på stress. På baggrund af åben dialog kan I reagere på de forhold, der fører til stress, så den ikke bliver langvarig og skadelig.
- Alle ser ikke alt, så du er afhængig af, at den enkelte eller de nærmeste kolleger reagerer. Du kan fx:
- Føre en åben dør-politik
- Støtte medarbejderne i forbindelse med prioritering og planlægning af opgaver
- Afstemme forventninger til opgavemængde og kvalitetsniveau
- Give støtte sparring til konkrete opgaver
- Give konstruktiv feedback og anerkendelse
- Sørge for en tydelig ansvarsfordeling
- Lave klare procedurer for håndtering af vanskelige kunder.
- Lave klare procedurer for underbemanding, fx definer ‘kan’ og ‘skal’ opgaver.
- Sørge for tilstrækkelig oplæring af nye medarbejdere.
- Lave en fællesaftale om:
- At man selv henvender sig, hvis man oplever stresssymptomer
- At det ikke er et nederlag – det er fornuftigt
- At man som medarbejder reagerer, når man bekymrer sig for en kollega. Enten direkte til vedkommende eller til lederen – det er ikke at sladre
- At du som leder tager alle henvendelser seriøst
Hvis du selv oplever stress...
Som leder har du naturligvis selv en risiko for at blive ramt af stress. Principielt skal du reagerer på stress på samme måder, som dine medarbejdere.