APV: Det centrale værktøj i arbejdsmiljøarbejdet
APV er et vigtigt redskab i arbejdsmiljøindsatsen og en af de obligatoriske opgaver for arbejdsmiljøgruppen at deltage i. APV bruges både i forhold til det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø – og de to aspekter af arbejdsmiljøet vil ofte hænge sammen og påvirke hinanden.
Der er to mål med APV. Den hjælper ledelse og arbejdsmiljøgruppe til at:
- Følge og overvåge arbejdsmiljøet på en systematisk måde, så I kan opdage problemer i tide.
- Lægge en plan for, hvordan ledelse og medarbejdere skal løse de problemer, som APV’en afdækker.
Hvornår skal I lave en APV?
Alle arbejdspladser, som har ansatte, skal udarbejde en APV, og den skal revideres mindst hvert 3. år. I skal desuden revidere APV’en, når der sker ændringer i arbejdet eller i arbejdsprocesser og arbejdsmetoder – hvis det har betydning for arbejdsmiljøet. Det kan fx være, hvis I får en ny teknologi i kasserne, en ny organisering eller hvis i bygger om i butikken.
Det kan også være nødvendigt at justere APV’en, hvis I får ny viden eller nye erfaringer. Det gælder fx hvis der sker en arbejdsulykke, eller hvis i opdager, at der er problemer i det fysiske eller psykiske arbejdsmiljø.
Eksempler:
- Hvis en dagligvarebutik beslutter at flytte kasselinjen, kan en APV afdække mulige konsekvenser for det fysiske eller psykiske arbejdsmiljø. Vil den nye placering fx give risiko for træk? Bliver kassemedarbejderne dårlige beskyttet mod vrede kunder? Bliver det sværere at holde øje med, hvad der foregår i butikken?
- Hvis en medarbejder bliver gravid, skal I kortlægge hendes arbejdsmiljø med en APV for at sikre moderen og fosteret mod skadelige påvirkninger.
- Hvis I indfører ny teknologi, fx nyt kasse-system eller et nyt overvågningssystem, kan I bruge APV’en til at kortlægge konsekvenserne.
Hvem skal lave APVen?
Det er et krav, at ledelse og medarbejdere samarbejder om at lave APV’en. Hvis I har en arbejdsmiljøgruppe, skal gruppen deltage i APV-arbejdet. Hvis I ikke har en arbejdsmiljøgruppe, kan fx en tillidsmand eller en valgt repræsentant indgå i arbejdet på medarbejdernes vegne. Reglerne er fastlagt i Arbejdstilsynets vejledning om systematisk samarbejde om arbejdsmiljø.
Før I går i gang
Før I går i gang, skal leder og arbejdsmiljøgruppe (eller en repræsentant for medarbejderne, hvis I ikke har en egentlig arbejdsmiljøgruppe) blive enige om, hvad I vil opnå: Skal APV’en have et specielt fokus – fx stress, konflikter eller generel trivsel? Hvordan vil I gribe det an? Hvem skal involveres og hvorfor? Hvilken metode vil I anvende? Fordel opgaverne mellem jer og læg en tidsplan.
Husk at informere alle om, hvad I planlægger at gøre – fx på et personalemøde, på intranettet eller på opslagstavlen.
De fire elementer i APV-processen
Arbejdspladsvurderingen er en fortløbende proces, som altid skal indeholde fire elementer: Risikovurdering,, inddragelse af sygefravær, handlingsplan og opfølgning. De fire faser fremgår af Arbejdstilsynets regler.
Fase 1: Afdækning og risikovurdering
Er der problemer i arbejdsmiljøet, og hvad er deres art og omfang? Indsamlingen af data fra medarbejderne kan ske på flere måder. Vælg den metode, som passer bedst til jeres butik, og til den opgave, I har sat jer for. I kan fx vælge:
- Dialogmetoden: En involverende tilgang, som egner sig godt til mindre og mellemstore butikker. Gennemføres på et personalemøde på 1-2 timer. På mødet I få kortlagt medarbejdernes oplevelse og udsagn om det der fungerer godt og det, der bør forbedres. Derefter kan I gå direkte videre til de følgende trin om analyse og løsninger i en åben dialog.
- Spørgeskemametoden er velegnet til større arbejdspladser med flere end 20 medarbejdere. Hent et færdigt spørgeskema her på siden og send det ud med e-mail eller i papir. Derefter følger I op på svarene i arbejdsmiljøgruppen.
- Tjeklistemetoden er en systematisk gennemgang af arbejdsmiljøet med afsæt i Arbejdstilsynets bekendtgørelser og vejledninger. BFA Handel har udviklet en tjekliste i form af et interaktivt værktøj med tilhørende handlingsplan, som I selv kan tilpasse, så I tjekker præcis de emner, som er relevante for jer. I kan gennem jeres svar i systemet og bruge dem igen senere.
De tre metoder har hver deres fordele og ulemper: Et spørgeskema vil fx været godt til at sammenligne på tværs og til at lave statistik. En dialogisk APV, som gennemføres på fx et møde, vil måske få flere facetter med og kan gøre det lettere for folk med læsevanskeligheder at få deres synspunkter frem. 'APV i butik' sikrer en systematisk gennemgang, men den kan ikke opfange forhold i arbejdsmiljø, som ikke passer ind i de faste formater. Husk, at arbejdsmiljøorganisationen og medarbejderne altid skal være involveret i afdækningen.
Når I har afdækket arbejdsmiljøforholdene, skal I lave en vurdering af, om der er forhold, der kan udgøre et arbejdsmiljøproblem. Dvs. om der er påvirkning i arbejdet, der kan udgøre en risiko for de ansattes sikkerhed eller sundhed: Hvad fungerer? Hvad bør forbedres? Hvor alvorlige er de evt. problemer? Led efter mønstre og sammenhænge, som kan forklare, fx at nogle oplever stress. Overvej også, hvorfor andre måske ikke føler stress: Hvad er årsagen til, at de har et bedre psykisk arbejdsmiljø?
Risikovurderingen fører frem til mulige løsninger. Inddrag flest muligt i at finde løsninger. Hvis I har brugt spørgeskemaer, kan lederen eller arbejdsmiljøgruppen præsentere resultaterne på et personalemøde, hvor I sammen kan diskutere løsninger. I dialogmetoden kommer det helt af sig selv.
Fase 2: Inddragelse af sygefraværet
I skal også vurdere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, som medvirker til sygefravær. Det er altså ikke selve sygefraværet, der skal tages stilling til, men I skal vurdere, om der eventuelt er forhold i arbejdsmiljøet, der kan medvirke til det samlede sygefravær: Hvordan fordeler sygefraværet sig? Stiger eller falder det? Er sygefraværet særligt højt/lavt i specielle jobfunktioner? Er der tegn på, at sygefraværet bliver påvirket af forhold i arbejdet?
Fase 3: Handlingsplan
I behøver kun at beskrive de problemer, som ikke kan løses umiddelbart. Hvis I kan løse arbejdsmiljøproblemet med det samme, skal I gøre det. Leder og arbejdsmiljøgruppe / medarbejderrepræsentant skal derefter prioritere de emner og løsningsforslag, I vil arbejde videre med, og beskrive de aktiviteter, I vil sætte i gang.
- Brug skemaet Løsninger og tiltag (Word)
Når I har besluttet, hvilke konkrete initiativer og tiltag, I vil arbejde med, skriver I det ind i handlingsplanen, så I kan følge op på det. Det skal fremgå af den skriftlige handlingsplan, hvornår og hvordan I vil løse problemerne, og hvem der har ansvaret for, at det sker.
- Brug skemaet Handlingsplan (Word)
Det giver et stærkere ejerskab, hvis alle er med at til at prioritere de problemer, I finder, og til at formulere handlingsplanen. Måske kan andre medarbejdere tage ansvaret for at føre dele af handlingsplanen ud i livet.
Fase 4: Gennemførelse og opfølgning på handlingsplanen
Næste skridt i APV-processen er at igangsætte de forebyggelsestiltag, I har besluttet. Når tiltagene har fungeret i en relevant periode, skal I sørge for at følge op på, om løsningerne fungerer efter hensigten. Ellers skal I finde andre løsninger, der kan løse eller forebygge problemet. Det betyder, at I også skal rette handlingsplanen til. Aftal, hvornår og hvordan I vil afgøre, om de valgte løsninger virker. Saml op på handlingsplanen fx en gang i kvartalet.
Det er en god idé at gentage kortlægningen efter en periode på 1-2 år for at se, om I har opnået de forbedringer, som I ønskede. I kan også gentage målingen efter kortere tid, hvis det giver bedst mening.
Flere krav til APVen
- APVen skal være skriftlig. Men der er ikke fast krav om, hvor meget der skal skrives.
- APVen skal være placeret i butikken, så både ledelsen, medarbejderne og Arbejdstilsynet kan læse den. Den kan fx hænge på væggen i kantinen, stå i et ringbind på kontoret eller ligge på intranettet. Det vigtigste er, at medarbejderne og ledelsen ved, hvor de kan finde den.
- Ledelse og medarbejdere skal samarbejde om APV.
Værktøj til APV-arbejdet:
- APV med dialogmetoden. Med bl.a. beskrivelse af to typer af dialogmøder.
- APV med spørgeskemametoden: Et værktøj til at lave APV på større arbejdspladser ved hjælp af spørgeskemaer.
- 'APV i butik' - APV med tjeklistemetoden: Et elektroniske spørgeskema til brug for APV i butikker.
- Skema: Løsninger og tiltag. Skema til brug i Fase 4 (Word).
- Skema: Handlingsplan. Skema til brug i Fase 4 (Word).