Sådan bruger du denne guide
Guiden beskriver, hvordan du som leder eller medlem af arbejdsmiljøorganisationen kan gennemføre en APV-proces med brug af et skriftligt spørgeskema. Spørgeskemaet bruges til at kortlægge det psykiske arbejdsmiljø i butikken. Efter kortlægningen skal I gennemføre de øvrige faser af APV-processen som beskrevet neden for.
Fordele ved en skriftlig kortlægning
Når I kortlægger arbejdsmiljøet med et skriftligt spørgeskema kan det være nemmere for medarbejderne at svare ærligt, end de ville være på et personalemøde, hvor alle hører alle.
I nogle situationer er det en god ide at give medarbejderne mulighed for at svare anonymt, således at de trygt kan påpege eventuelle arbejdsmiljøproblemer. I andre tilfælde er det en god ide, at ledelsen kender til de enkelte medarbejderes besvarelser, således at løsninger af eventuelle arbejdsmiljøproblemer kan rettes det rigtige sted hen.
Forberedelse: Hvem gør hvad?
Inden I går i gang, skal I aftale, hvem der har hvilke opgaver undervejs. Hvis I har en arbejdsmiljøgruppe eller -udvalg, er det oplagt at gruppen er tovholder på processen. Hvis I ikke har en arbejdsmiljøgruppe, bør I alligevel gennemføre APV-processen i et samarbejde mellem leder og medarbejdere. Medarbejderne kan fx være repræsenteret af en tillidsrepræsentant eller en anden valgt medarbejderrepræsentant.
Trin 1: Selve spørgeskemaundersøgelsen
Find det spørgeskema, I vil bruge
Et spørgeskema kan laves på mange måder, men det afgørende er, at skemaet rammer de emner, I gerne vil vide mere om. I kan fx have en fornemmelse af, at der er ulmende konflikter mellem medarbejderne, eller at nogen har det svært med omgangstone og drillerier. Så er det vigtigt, at I får spurgt ind til disse ting.
I kan enten vælge et standard spørgeskema eller I kan tilpasse et skema, så det passer præcis til jer.
- 'APV i butik': Et interaktivt skema fra BFA Handel. BFA Handel har lavet et interaktivt APV-skema specielt til butikker. Det ligger på sin egen hjemmeside, og det dækker som udgangspunkt alle emner i både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. I klikker de emner fra, som I ikke vil fokusere på, og I kan også tilføje jeres egne spørgsmål. Når I er tilfredse, henter i skemaet ned på jeres egen computer og printer det ud til medarbejderne.
- Et detaljeret skema fra NFA. Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø har lavet et detaljeret skema, som I kan bruge til en grundig kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø. Skemaet bygger på solid forskning og indeholder 87 spørgsmål fordelt på fem temaer: Arbejdets indhold og organisering; Krav i arbejdet; Ledelse, samarbejde og forandringer på arbejdspladsen; Konflikter på arbejdspladsen og Trivsel i arbejdet.
- Lav jeres eget skema. I kan også vælge at lave jeres eget spørgeskema helt fra grunden. Hent inspiration i det to skemaer fra BFA Handel og NFA. Hvis I er de af en kæde, har I måske også et færdigt skema til rådighed, som I kan hente centralt.
Gennemfør selve undersøgelsen
Når I har valgt og tilpasset det skema, I vil bruge, skal medarbejderne udfylde det. Det er bedst, hvis I alle kan udfylde skemaet samtidig, fx på et personalemøde. Det vil typisk tage ca. 15-20 min. at udfylde et grundigt spørgeskema.
Alternativt kan I uddele skemaet til medarbejderne eller sende det på e-mail med en svarfrist. Der skal så være en postkasse el.lign., hvor man kan aflevere skemaet anonymt. I bør også udpege en tovholder, som kan rykke for besvarelser.
To vigtige pointer
- I skal overveje, om det er en god ide, at skemaet kan udfyldes og afleveres anonymt. Eller om det er en god ide at arbejdsgiveren kender de enkelte medarbejders besvarelser.
- I skal have en høj svarprocent på mindst 60% for at undersøgelsen bliver repræsentativ. Samtidig skal I respektere, at det altid er frivilligt at deltage i denne type af kortlægninger.
Trin 2: Analyse og drøftelse
Analyse af resultaterne
Umiddelbart efter undersøgelsen bør I lave en opsamling. Ud fra svarene analyserer I data, årsager, sammenhænge og mønstre i forbindelse med arbejdspladsens trivsel eller mistrivsel. I bør sikre, at ansvarlige repræsentanter for både ledelsen og medarbejdere deltager.
Har I fået svar fra færre end 60 %, betyder det ikke, at undersøgelsen er spildt, men det videre arbejde med at finde rette løsninger og skabe et godt psykisk arbejdsmiljø bliver mere usikkert.
Resultaterne fra en spørgeskemaundersøgelse er ofte en svært overskuelig mængde data. Brug fx Excel for at få et overblik. Det giver mulighed for at få alle svar fordelt på kategorier og lave grafiske fremstillinger, der kan være med til at anskueliggøre resultatet.
Hvis I har valgt, at undersøgelsen besvares anonymt, skal resultaterne gøres op for grupper, der er så store, at I ikke genkender enkeltpersoner. Når I udregner gennemsnit i en anonym besvarelse for grupper på under 5 personer, bør de implicerede give deres samtykke.
Præsenter resultaterne og drøft hvad de betyder
Når I har gennemført jeres analyse, bør I informere alle deltagere om kortlægningens resultater ved møde, intranet eller opslagstavle.
Det er en god idé at holde et personalemøde, hvor I i fællesskab eller afdelings-/teamvis tager stilling til resultaterne fra kortlægningen og får sat flere ord på det psykiske arbejdsmiljø. Her får I mulighed for at komme i dybden med forholdene og I får samtidig fokus på løsninger. Gennem dialog kan I opnå en fælles forståelse af eventuelle problemer.
Vær opmærksom på temaer som mobning og chikane, der kan være svære at drøfte på et fælles møde
Trin 3: Løsninger og prioritering
Gør løsningsforslagene helt færdige
Efter analysen og den fælles drøftelse gennemgår ledelse og evt. arbejdsmiljøorganisationen de fremlagte ønsker og løsningsforslag med henblik på at tage endelig stilling og lave en handlingsplan for, hvordan I kan nå de ønskede mål. I bør overveje og beskrive:
- Problemernes art, alvor og omfang eller ønsket indsats
- Årsagen til problem eller den gode/ønskede indsats
- Løsninger/tiltag
- Brug skemaet Løsninger og tiltag (Word)
Synlige og usynlige problemer
I bør være opmærksomme på, at der kan være forskel på det synlige problem – det I ser og lægger mærke til, og det grundlæggende problem – problemets kilde.
Eksempel: I butikken er der dårlig stemning, og medarbejderne har en lidt hård tone overfor hinanden. Især i de travle perioder opstår konflikter. Det er ofte nyansatte, der synes, der er meget travlt, og at tonen er hård. De gamle medarbejdere synes ikke, de nye er effektive, og føler de selv skal løse alle opgaver.
Den umiddelbare løsning kunne være et øget fokus på omgangstonen, men det grundlæggende problem kunne fx være manglende planlægning og støtte i de travle perioder. Eksemplet illustrerer, at I skal gå mere i dybden for at finde problem og den rigtige løsning.
Prioriter løsninger og forslag
Gennemgå prioriteringerne fra mødet. Hvis I ikke overholder arbejdsmiljølovens krav, skal dette have topprioritet. Tilsvarende bør I prioritere forhold, som giver de mest alvorlige påvirkninger, og som påvirker mange.
Der kan være løsninger, hvor det handler om at sætte en proces i gang eller som kræver mere omfattende tiltag. Eksempelvis tiltag i forhold til risikoen for røveri:
- Nu og her – Ændre instruktion i håndtering af røveri, herunder procedure-/beredskabsplan
- Proces – Indøvelse af sikker håndtering af penge, lukkerutiner og øvrige procedurer
- Ledelsesbeslutninger – Fysiske og tekniske tiltag som overvågning, indretning og pengeafhentning ved værditransport
Trin 4: Handlingsplan og opfølgning
Lav en færdig handlingsplan
Når I har besluttet, hvilke konkrete initiativer og tiltag, I vil arbejde med, skriver I det ind i APV-handlingsplanen, så i kan følge op på det. Hvilke tiltag skal vi tage? Hvem gør hvad? Hvornår går indsatsen i gang? Hvornår følger vi op, hvordan og af hvem?
Overvej jeres handlingsmuligheder og tænk i helhedsløsninger: Hvad kan virksomheden/ ledelsen gøre, hvad kan gruppen gøre, og hvad kan den enkelte gøre ift. et konkret problem eller indsats:
- Virksomheden / det organisatoriske (arbejdets udførelse, rammer, stress )
- Gruppe / det interpersonelle (samarbejde, omgangsformer, konflikter )
- Den enkelte / det individuelle (individuel planlægning, stresshåndtering mv.)
- Brug skemaet Handlingsplan (Word)
Gennemfør handlingsplanen og følg op
Det skal fremgå af handlingsplanen, hvem der har ansvaret for at gennemføre de initiativer, I har aftalt – og hvornår indsatsen skal være gennemført. Husk at følge op med jævne mellemrum: Går det som planlagt? Er der uventede forhindringer, som skal håndteres af ledelsen og måske arbejdsmiljøgruppen?
Flere værktøjer og metoder til APV-arbejdet:
- Guide til APV-processen: Sådan gennemfører I en god APV-proces i butikken: Om roller og ansvar, APVens fem faser, forslag til metoder m.m.
- APV med dialogmetoden: Et værktøj til at lave APV på mindre arbejdspladser ved hjælp af dialog og personalemøder.
- 'APV i butik' - APV med tjeklistemetoden: Et elektroniske spørgeskema til brug for APV i butikker.