Sådan bruger du denne guide
Guiden beskriver, hvordan du som leder eller medlem af arbejdsmiljøorganisationen kan gennemføre et personalemøde, hvor I diskuterer det psykiske arbejdsmiljø (eller udvalgte dele heraf) i fællesskab. Det kaldes ofte dialogmetoden. Læs her, hvordan du som mødeleder kan forberede og gennemføre et godt personalemøde, og hvordan leder og arbejdsmiljøgruppe kan følge op på mødet.
Metoden kan også bruges til at belyse forhold i det fysiske arbejdsmiljø. Her vil det ofte være en god idé at supplere dialogen med en egentlig kortlægning af arbejdspladsen fx. med tjeklister.
Fordele ved en dialog på personalemødet
Dialogmetoden er en god måde at inddrage alle på arbejdspladsen i at skabe trivsel og godt psykisk arbejdsmiljø i butikken. Metoden giver fælles ejerskab og engagement, fordi alle kan bidrage til at finde gode løsninger. Samtidig kan I måske få flere aspekter og nuancer frem, fordi alle kan komme til orde.
En positiv dialog
Dialogmetoden fungerer bedst, hvis alle deltagere er åbne, lyttende og konstruktive. Lyt til hinanden, prøv at forstå hinandens synspunkter og anerkend, at der kan være flere meninger om en sag. Tag afsæt i det, som fungerer godt og ikke (kun) i eventuelle problemer. I skal selvfølgelig tale om det, som belaster eller ikke fungerer godt nok – men I kan med fordel tale om det som udfordringer, I sammen kan gøre noget ved.
Brug personalemødet som en del af APV
Med dialogmetoden kan leder og arbejdsmiljøgruppe gennemføre de fleste af APV-processens faser på én gang på et personalemøde: I kan kortlægge det psykiske arbejdsmiljø, I kan analysere og diskutere det som kommer frem, I kan finde løsninger og prioritere de mulige indsatser. På den baggrund kan ledelse og arbejdsmiljøgruppe lave en handlingsplan for, hvordan I kommer i mål.
Trin 1: Forberedelse til personalemødet
- Hvad vil vi opnå med mødet? Skal mødet handle om psykisk arbejdsmiljø generelt? Eller vil vi fokusere på en afgrænset del af det samlede psykiske arbejdsmiljø – som fx stress, konflikter og mobning eller opfølgning på en ubehagelig episode som et røveri eller en konflikt med en kunde i butikken.
- Hvordan skal selve mødet foregå? Hvornår og hvor kan vi mødes? Hvem skal deltage? Hvor lang tid har vi? Hvem er mødeleder? Hvem samler op og skriver ned? Hvordan inviterer vi deltagerne – mundtligt, med en mail, med et opslag på opslagstavlen, eller…?
Trin 2: Selve dialogmødet
BFA Handel har udarbejdet to modeller for et personalemøde om psykisk arbejdsmiljø: Den grundige model, som kommer i dybden med diskussionen, og den hurtige model, som er god til at tage temperaturen på arbejdspladsen.
- En struktureret dialog: Den grundige metode. Guiden beskriver et dialogmøde, som har fokus på det psykiske arbejdsmiljø generelt, om som varer 1-2 timer. Hvis I har fokus på en bestemt del af arbejdsmiljøet (fx stress eller konflikter), kan I måske gøre mødet kortere.
- Hesteskoen: Den hurtige metode. Hesteskoen kan bruges til at tage en hurtig temperaturmåling på det psykiske arbejdsmiljø i butikken eller på et konkret delemne som fx stress, konflikter eller omgangstone. Det kan gøres på 10-20 minutter.
Trin 3: Implementering og opfølgning
Efter mødet gennemgår ledelse og evt. arbejdsmiljøorganisationen de fremlagte ønsker og løsningsforslag med henblik på at tage endelig stilling og lave en handlingsplan for, hvordan I kan nå de ønskede mål.
Gør løsningsforslagene helt færdige
Ledelsen og/eller arbejdsmiljøgruppen beslutter en endelig prioritering, som i fører ind i handlingsplanen. Gå igennem de enkelte løsningsforslag og overvej, om de velegnede og tilstrækkelige til at skabe de ønskede forbedringer.
- Brug skemaet Løsninger og tiltag (Word)
Prioriter løsninger og forslag
Gennemgå prioriteringerne fra mødet. Hvis I ikke overholder arbejdsmiljølovens krav, skal dette have topprioritet. Tilsvarende bør I prioritere forhold, som giver de mest alvorlige påvirkninger, og som påvirker mange.
Lav en færdig handlingsplan
Når I har besluttet, hvilke konkrete initiativer og tiltag, I vil arbejde med, skriver I det ind i APV-handlingsplanen, så i kan følge op på det. Hvilke tiltag skal vi tage? Hvem gør hvad? Hornår går indsatsen i gang? Hvornår følger vi op, hvordan og af hvem?
- Brug skemaet Handlingsplan (Word)
Gennemfør handlingsplanen og følg op
Det skal fremgå af handlingsplanen, hvem der har ansvaret for at gennemføre de initiativer, I har aftalt – og hvornår indsatsen skal være gennemført. Husk at følge op med jævne mellemrum: Går det som planlagt? Er der uventede forhindringer, som skal håndteres af ledelsen og måske arbejdsmiljøgruppen?
Flere værktøjer og metoder til APV-arbejdet
- Guide til APV-processen: Sådan gennemfører I en god APV-proces i butikken: Om roller og ansvar, APVens fem faser, forslag til metoder m.m.
- APV med spørgeskemametoden: Et værktøj til at lave APV på større arbejdspladser ved hjælp af spørgeskemaer.
- 'APV i butik' - APV med tjeklistemetoden: Et elektroniske spørgeskema til brug for APV i butikker.